¿Cómo trabajar en home office y no morir en el intento?
En estos momentos donde los profesionales que realizamos entrega de valor en servicios intangibles y que tendremos que trabajar 10 o 15 días desde nuestras casas, donde lo más probable que el 70% o el 80% de las empresas nunca se le había pasado por la mente que tendría que habilitar este tipo de forma de trabajo, tenemos que ser prácticos y ordenados para lograr ser productivos en este cambio brusco de escenario.
Lo importante en estos momentos, es que si nunca ha tenido trabajo remoto con sus equipos, procure mantenerlo simple. Busque herramientas sencillas, establezca reglas claras y fáciles de cumplir.
Algunas ideas:
· Tener herramientas de mensajería, use lo que conozca su gente, WhatsApp, Telegram, si es un poquito más sofisticado trate de usar Slack o Teams.
· Considere tener grupos de mensajes para temas específicos, no mezcle en un solo grupo temas, o se volverá loco tratando de gestionar la diversidad de interacciones.
· Para documentos, use google drive, one drive o dropbox si necesita generar documentos colaborativos que no tienen restricción de confidencialidad (planillas, doc, presentaciones), sino continúe usando su office o openoffice como siempre lo ha usado e intercambie el documento con control de cambios a través de correos electrónicos.
· Si tiene un área de informática que lo apoye y puede implementar para el intercambio de información segura a los servidores y aplicaciones que tiene su empresa, use canales encriptados a través de herramientas de VPN (Virtual Private Network).
· Si necesita hacer reuniones, procure en éstas primeras horas escoger una herramienta que sienta que le es fácil de manejar Hangouts, Zoom, Skype, GoToWebinar o WhereBy y si le gusta alguna invierta en ella, ya que le resultará muy útil dados los niveles de incertidumbre de nuestra actual realidad.
· El teléfono sigue siendo un buen amigo, es bueno poder conversar usando sólo la voz.
· No evite, ni cancele reuniones, trate de continuar con su ritmo normal de oficina, pero llevándolo al espacio virtual.
· Establezca horarios de trabajo, donde los profesionales estén disponibles para el trabajo colaborativo.
· Establezca hitos de evaluación de ésta nueva forma de trabajo con su gente. Haga análisis en grupo para ver qué se puede mejorar o qué hay que descartar cada dos o tres días. Entre todos saldrán mejores y nuevas ideas.
Seamos comprensivos, son momentos en que las emociones nos sobrepasan y la preocupación crece. Fortalecer el compromiso de todos los que participan en nuestro diario que hacer es responsabilidad de todos.
Aprovechemos la oportunidad para establecer claramente un protocolo útil en nuestras empresas para abordar estas situaciones, apliquémoslo una vez a la semana, para asegurarnos que funciona y que somos eficientes en home office también, tenga en cuenta que probablemente sea nuestra nueva realidad permanente.
Recuerde que la incertidumbre vino para quedarse, ¿cómo trabajamos con ella y no a pesar de ella?
